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Drei Schritte zur Auswahl von Produktivitäts-Apps

Produktivitäts-Apps können deinen Arbeitsalltag sehr erleichtern. Allerdings kann der Dschungel der einzelnen Angebote recht schnell unübersichtlich werden. Häufig gibt es nämlich für eine bestimmte Funktion mehrere ähnliche Apps (z.B. ToDoIst, Asana und Google Keep für To-Do-Listen; OneNote, Evernote und Notion für Notizsammlungen). Meiner Erfahrung nach zahlt es sich aus, wenn du die Entscheidung für eine bestimmte App mit Bedacht triffst und dir etwas Zeit dafür nimmst. Denn wenn du dich erst mal in ein Tool eingearbeitet und dort deine Daten kategorisiert hast, ist der Wechsel zu einer anderen App oft mit einem sehr großen Aufwand verbunden. Und leider ermöglichen die Anbieter nicht immer gute Migrationslösungen…

Die folgenden drei Schritte helfen dir, die für dich optimale App zu identifizieren.

Schritt 1: Verschaffe dir einen Überblick über die verfügbaren Angebote

Zuerst solltest du dir darüber klar werden, welchen Zweck die gesuchte App erfüllen soll (z.B. To-Do-Liste vs. Notizsammlung vs. Erstellen von Mindmaps). Als Nächstes kannst du dir dann einen Überblick über die aktuell verfügbaren Angebote verschaffen. Das geht am besten durch die Suche nach Artikeln, die vergleichbare Apps vorstellen und/oder bewerten. Außerdem bieten Appstores auf deinem Smartphone und Computer einen ersten Überblick.

Schritt 2: Spezifiziere die für dich relevanten Auswahlkriterien

Im zweiten Schritt kannst du – nachdem du ein erstes Gefühl für die möglichen Funktionen der einzelnen Anwendungen gewonnen hast – für dich wichtige Auswahlkriterien spezifizieren. Mögliche wichtige Kriterien sind:

  • Nahtlose Verwendung über verschiedene Geräte und Plattformen: Möchtest du die App auf verschiedenen Geräten, also z.B. deinem Smartphone und deinem Laptop, verwenden und deine Daten synchronisieren? Funktioniert die App für verschiedene Plattformen (z.B. IOS vs. Windows vs. Android)? Wenn eine lieb gewonnene Anwednung nur auf deinem Laptop, nicht aber auf deinem Smartphone funktioniert, kann dies im Laufe der Zeit sehr ärgerlich werden. Ebenso, wenn eine Datensynchronisation nicht möglich ist oder der Appanbieter in einer kostenlosen Version nur einen begrenzten Gerätezugang ermöglicht. Daher würde ich dieses Kriterium bereits bei der initialen Auswahl einer App in Betracht ziehen.
  • Kosten: Welche App bietet welche Funktionen kostenlos an? Welche Zusatzfunktionen bieten Premiumversionen und wie sind hier die monatlichen bzw. jährlichen Kosten? Gibt es Rabatte für Studierende? Die meisten guten Produktivitäts-Apps bieten kostenpflichtige Zusatzfunktionen im Abomodell an, die sich häufig als sehr nützlich erweisen. Allerdings gibt es große Preisunterschiede und die Frage ist auch, welche Zusatzfunktionen du als individueller Anwender wirklich benötigst. Diesen Aspekt solltest du bereits bei der kostenlosen Testphase der App im Hinterkopf behalten.
  • Teamworkfunktion: Möchtest du mit Kolleginnen oder Kommilitonen im Team arbeiten? Dann solltest du darauf achten, welche Teamworkfunktionen einzelne Apps anbieten, wie weit verbreitet sie sind und ob sie über verschiedene Plattformen (s.o.) nutzbar sind.
  • Integration mit anderen, für dich wichtigen Apps: Die meisten Apps bieten (kostenpflichtige) Integrationen zu anderen Produktivitätstools an. Hier ist die Frage, welche Integration du wirklich benötigst und welche fehlende Integration dich besonders stören wird. Hier denke ich z.B. an fehlende Integration zwischen E-Mail-Programmen und Kalendern oder Literaturverwaltungsprogrammen und Textverarbeitungsprogrammen.

Schritt 3: Probiere verschiedene Apps aus

Während des ganzen Prozesses der Auswahl einer gut geeigneten Produktivitäts-Apps kommst du nicht um das Ausprobieren verschiedener Apps herum. Das kann aber auch richtig Spaß machen! Beschränke dich allerdings aufgrund der in Schritt 2 spezifizierten Kriterien auf wenige Apps, die du wirklich testest. Setze dir hierfür am Besten ein Zeitlimit. Es ist nicht notwendig, dass zu verschiedene Apps mehrere Tage parallel nutzt – das Ausprobieren einzelner typischer Arbeitsprozesse in der App kann dir schon ein gutes Gefühl dafür geben, ob dich Workflow und Design ansprechen.

Abrunden kannst du das Ausprobieren mit dem Lesen von einigen Appbewertungen oder -vergleichen. So lassen sich oft typische „Kinderkrankheiten“ oder wiederkehrende Probleme, z.B. Apps mit schlechtem Support oder unausgegorenen Updates, identifizieren.

Fazit

Diese drei Schritte werden dir bei der Auswahl von Produktivitäts-Apps helfen, die einen Arbeitsalltag optimal unterstützen.

Behalte dabei im Hinterkopf: Oft gibt es Apps, die verschiedene Zwecke gleichzeitig erfüllen können – z.B. das Verwalten von Notizen und To-Dos. Wenn dich diese Apps auch noch vom Handling her ansprechen und sie deine Auswahlkriterien aus Schritt 2 erfüllen, würde ich solche Apps immer vorziehen. Denn insgesamt gilt: Weniger Apps auf deinem Handy oder Computer sind oft mehr.

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