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Die digitale To-Do-Liste: Aufgaben & Ideen clever verwalten

Gleich vorab: Eine klare „Ja oder Nein“-Antwort gibt es hier nicht. Probiere am besten aus, ob dir eher eine digitale Liste oder eine Liste auf Papier liegt. Und auch eine durchdachte Kombination aus beidem ist möglich. Ich nutze z.B. auch Listen auf Papier, möchte aber meine digitale To-Do-Liste auf gar keinen Fall missen!

Für beide Formen der To-Do-Liste gibt es verschiedene Möglichkeiten der Ausgestaltung. Eine Liste auf Papier kannst du z.B. auf einem Schmierzettel zum Wegwerfen, auf einem Notizblock, in deinem Bullet Journal oder gar mit Post-Its am Kühlschrank erstellen. Die digitale Liste kannst du hingegen in einem von überall zugänglichen Dokument (z.B. Google Docs, Dropbox) oder in einer To-Do-Listen-App (z.B. Remember the Milk, ToDoIst, …) anlegen.

Aus meiner Sicht hat eine digitale Liste die folgenden Vorteile:

1. Aufgaben und Ideen auf der To-Liste an unterschiedlichen Orten festhalten und abrufen

Auf einer digitalen To-Do-Liste kannst du deine Aufgaben und Ideen an ganz unterschiedlichen Orten festhalten. Meine besten Ideen und Lösungen für Probleme habe ich meistens nicht am Schreibtisch. Sondern in einer ganz anderen Situation, in der ich mich eigentlich gar nicht weiter damit beschäftigen möchte. Trotzdem möchte ich diese Dinge natürlich nicht wieder vergessen. Daran zu denken, mir später eine Notiz zu machen, stresst mich dann allerdings, weil ich so erfahrungsgemäß mindestens die Hälfte wieder vergesse. Leider beschäftigen uns unerledigte Aufgaben nämlich sehr lange (eine mögliche Erklärung: der Zeigarnik-Effekt).

Daher schätze ich es, wenn ich die entsprechende Aufgabe direkt schnell auf meinem Smartphone festhalten kann – das Einsortieren in die richtige To-Do-Liste erledige ich im Zweifel zu einem besser geeigneten, späteren Zeitpunkt (falls du dazu tendierst, auch das zu vergessen: Nutze Erinnerungsfunktionen). Oft kann man in Notiz- oder Kommentarfeldern sogar noch Kontextinfos, Fotos oder gar Sprachmemos hinzufügen. Somit habe ich die Aufgabe bzw. Idee an einem „sicheren Ort“ festgehalten und erst mal den Kopf frei für das, was ich eigentlich machen wollte!

Manchmal heißt es übrigens, dass Ideen im Gegensatz zu Aufgaben nicht auf To-Do-Liste, sondern auf eine Notizliste gehören. Dies ist in meinen Augen durchaus eine Überlegung wert. Allerdings kannst du digitale To-Do-Listen gut zum schnellen Festhalten deiner Ideen nutzen, wenn du sie später gut ordnest. Oder du nutzt deine digitale To-Do-Liste nur für Ideen, für die es einen konkreten Zeitrahmen zur „Umsetzung“ gibt, was sie dann als Aufgabe für To-Do-Listen geeignet macht.

Übrigens: Viele To-Do-Listen sind nur hilfreich, wenn du sie immer zu Verfügung hast. Das gilt nicht nur für deine anstehenden Aufgaben, sondern z.B. die Einkaufsliste für den Wochenendeinkauf, falls du eine nutzt.

2. Die To-Do-Liste ist durchsuchbar, teamfähig und kann einfach strukturiert werden

Neben der ständigen Verfügbarkeit und einer quasi automatisch eingebauten Backup Funktion hat die digitale To-Do-Liste noch weitere Vorteile. Zum einen sind die durchsuchbar – was dir sehr helfen kann, wenn du umfangreichere oder mehrere To-Do-Listen nutzt. Digitale Listen sind auf jeden Fall auch gut lesbar und im Gegensatz zu Papierlisten geht dir mit Sicherheit auch nichts verloren – so wie die To-Do-Liste auf einem Schmierzettel, die aus Versehen auch mal mit im Papiermüll landet…

Ein weiterer großer Vorteil von digitalen To-Do-Listen ist, dass du sie bei Bedarf einfach neu sortieren kannst. Das betrifft z.B. die Zuordnung von Aufgaben zu bestimmten Listen, die Vergabe oder Änderung von Deadlines, die Reihenfolge der Aufgaben und ihre Priorisierung. All das geht natürlich auch mit Papierlisten, führt aber erfahrungsgemäß zum häufigen Schreiben neuer Listen oder setzt die umfangreiche Nutzung von Bleistift und Radiergummi voraus.

Darüber hinaus lassen sich digitale To-Do-Listen bei Bedarf auch gut im Team verwenden und hier gemeinsam bearbeiten.

Fazit

Digitale To-Do-Listen sind toll und haben viele Vorteile. Aber: Ich liebe gleichzeitig auch analoge To-Do-Listen auf Papier und das Gefühl, auf diesen mit der Hand zu schreiben und sie gestalten zu können. Das tue ich zum einen in der lang- und kurzfristigen Aufgabenplanung in meinem Bullet Journal. Gleichzeitig nutze ich Papierlisten am Schreibtisch auch für viele kleine Teilaufgaben, die ich zum Abschluss einer größeren Aufgabe am selben Tag erledigen muss.

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