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So schreibst du eine gute Email an Dozierende – 9 Tipps

Im universitären Kontext gelten Regeln der schriftlichen Kommunikation, die sich stark vom privaten Bereich unterscheiden. Bei Nichteinhaltung dieser Regeln wirst du im besten Fall als unerfahren oder unprofessionell wahrgenommen. Im schlechteren Fall fühlt sich der oder die Empfänger:in deiner Email als respektlos behandelt oder gar beleidigt. Dies kann sich darauf auswirken, ob, wann und wie deine Email beantwortet wird. Nachfolgend findest du neun Tipps für eine im universitären Kontext angemessene Email.

Die Beantwortung von Emails gehört auch zu ihrem Job. Allerdings bietet leider auch eine gut formulierte Email nicht immer die Garantie, dass du eine Antwort erhältst… Ganz unten findest du daher auch Tipps zum Umgang mit unbeantworteten Emails.

1. Benutze eine seriöse E-mail-Adresse

mausibaerchen93@web.de? kathi19@gmail.com? roterpanther@123mail.de? Die Nutzung solcher E-Mail-Adressen im universitären Kontext ist keine gute Idee. Solche Adressen gelten im beruflichen Kontext (und ein solcher ist dein Studium in gewisser Weise) nicht nur als unseriös. Sie landen häufig direkt und ungesehen im Spamordner und erschweren es dem oder der Empfänger:in außerdem, die E-Mail-Adresse korrekt einer Person zuzuordnen.

Nutze also am besten eine E-Mail-Adresse, aus der dein Vor- und Nachname klar hervorgehen (z.B. vorname.nachname@email-provider.de). Im Normalfall stellt deine Hochschule dir auch ein E-Mail-Postfach bereit, das du nutzen kannst. Um immer Zugriff zu haben, kannst du dieses Postfach entweder in dein E-Mail-Pprogramm auf dem Handy und Computer einbinden oder eine Weiterleitung einrichten.

Die meisten Dozierenden bevorzugen es auch, wenn du ihnen über ihre offizielle E-Mail-Adresse der Uni schreibst. Auch wenn sie Profile in beruflichen Netzwerken oder private Profile in anderen Social Media wie z.B. Facebook haben: Nutze immer die offizielle E-Mail-Adresse des oder der Dozent:in. Auch, wenn es aus deiner Sicht schnell gehen muss oder dort erst mal keine Antwort kommt.

2. Formuliere eine aussagekräftige Betreffzeile

Im Postfach des oder der Empfänger:in deiner Email landen täglich vermutlich viele viele Emails, die neben weiteren dringenden Aufgaben möglichst schnell abgearbeitet werden müssen. Daher ist es sehr hilfreich, wenn auf den ersten Blick ersichtlich ist, worum es in deiner Email geht. Emails ganz ohne oder ohne aussagekräftigen Betreff laufen daher Gefahr, später oder gar nicht beantwortet zu werden.

Wenn du eine Frage zu einer Hausarbeit hast, ist z.B. „Frage Literaturrecherche zu Hausarbeit im Kurs XY“ ein deutlich aussagekräftiger Begriff als „Frage“ oder „?“. Der Betreff einer Email zur Bewerbung um einen Betreuungsplatz für eine Abschlussarbeit könnte z.B. „Bewerbung Bachelorarbeit im Wintersemester XY“ lauten. Halte die Betreffzeile kurz und prägnant, damit die empfangende Person den Inhalt auf einen Blick erfassen kann.

3. Verwende eine korrekte und höfliche Anrede

Auch wenn es sich nur um eine kurze Email handelt und auch wenn Universitätsangehörige nicht immer mit bestem Beispiel selbst voran gehen: Achte auf eine korrekte Anrede. Viele Empfänger:innen von Emails empfinden eine fehlende oder unangemessene Anrede als unhöflich – was sie nicht unbedingt für dein Anliegen im Verlauf der weiteren Email einnehmen wird. Bei der korrekten Anrede gilt:

  • Achte auf die richtige Schreibweise des Namens der Person, der du die Email schickst
  • Nutze zumindest beim ersten Kontakt den höchsten akademischen Titel der Person, falls vorhanden (z.B. Professor:in, Dr.). Der Professorentitel wird ausgeschrieben (Sehr geehrter Herr Professor X, sehr geehrte Frau Professorin Y); der Doktortitel abgekürzt (Sehr geehrter Dr. X., sehr geehrte Frau Dr. Y). Akademische Abschlüsse (z.B. M.Sc.) werden in der Anrede nicht genannt.
  • Wähle eine formale Grußformel, im Normalfall bei einer ersten Email „Sehr geehrte / sehr geehrter…“. „Hi“, „Hallihallo“, „Moin“, „Tachchen“ etc. könnten je nach Humor des oder der Empfänger:in auf wenig Gegenliebe stoßen.
  • Achte auf eine gendersensible Anrede. Tipps dazu finden sich z.B. hier und hier.

Im weiteren Kontakt, also in Folgemails, kann die Grußformel evtl. weggelassen werden, v.a. wenn die Emails in kurzer zeitlicher Folge geschrieben werden. Um sicher zu gehen, kannst du einfach darauf achten, ob dein Gegenüber zuerst die Anrede weg lässt und dich ggf. daran orientieren.

4. Nutze beim Erstkontakt das „Sie“ anstatt zu Duzen

Auch wenn es verwirrend ist, weil manche Mitarbeitenden der Universität im persönlichen Kontakt das „Sie“ verwenden, während andere das „du“ wählen: Nutze beim Erstkontakt immer das formalere „Sie“. Nur wenn bereits etwa in einer Lehrveranstaltung das Duzen mit einem bestimmten Dozierenden persönlich vereinbart wurde, kannst du diese Person auch in einer Email duzen.

Auch hier gilt: Wenn der oder die Universitätsmitarbeitende in der Folgemail von sich aus das „du“ nutzt und damit anbietet, kannst du dich anpassen.

5. Beschränke dich auf den notwendigen und prägnanten Inhalt

Je schneller der Inhalt und das Anliegen deiner Email erfasst werden können, desto besser! Daher ist es sehr hilfreich, wenn deine Email direkt zum Punkt kommt und sich auf den notwendigen und aussagekräftigen Inhalt beschränkt.

Trotz dem Ziel der Prägnanz ist es zu empfehlen, deine Email in einem höflichen Ton zu verfassen. Gleichzeitig darfst du dabei dein Anliegen deutlich machen und klar formulieren, was du dir von dem oder der Empfänger:in wünscht. Mögliche Formulierungen sind hier „Könnten Sie…“, „Wäre es möglich, dass Sie mir…“, „Ich würde mich sehr über … freuen“. Entsprechend kann die Email mit Formulierungen wie „Ich freue mich auf Ihre Antwort“ oder „Vielen Dank schon mal in Voraus“ abgeschlossen werden.

Achte außerdem auf folgende Punkte:

  • Ist deine Email an den oder die richtige Ansprechpartner:in adressiert? Die Frage, wann du einen Schein für eine Lehrveranstaltung im Sekretariat abholen kannst, können dir vermutlich besser die dortigen Mitarbeitenden als der Professor beantworten.
  • Ist die Email das richtige Kommunikationsmittel? Für komplexere Anliegen ist es manchmal günstiger, einen Sprechstundentermin zu vereinbaren. Bestimmten Informationen (z.B. Klausurtermine, Öffnungszeiten…) finden sich außerdem häufig auch auf Universitätswebseiten, Lernplattformen oder Kursunterlagen – es ist gar keine Email nötig.
  • Kann der oder die Empfänger:in deine Email zuordnen? Universitätsangehörige stehen oft mit hunderten Studierenden in Kontakt. Es ist daher sehr hilfreich, wenn du selbst eine kurze Einordnung deines Anliegens vornimmst – z.B. dem Bezug zu einer bestimmten Lehrveranstaltung oder das Verfassen einer Abschlussarbeit in einem bestimmten Studiengang.

6. Füge erforderliche Informationen vollständig hinzu

Du bewirbst dich um einen Betreuungsplatz für eine Abschlussarbeit und auf der Webseite der Professorin steht, dass du dein Zeugnis, deine Matrikelnummer und ein kurzes Motivationsschreiben beifügen sollst? Achte darauf, dass deine Email wirklich alle geforderten Informationen enthält und der oder die Empfänger:in dir nicht für jede einzelne Informationen „hinterherlaufen“ muss (je nach Empfänger:in kann dies nämlich schlicht zur Nichtbeantwortung deiner Email führen). Dabei ist es übrigens wie auch bei den anderen Tipps egal, ob du an den oder die Inhaber:in einer Professur, ein Sekretariat oder das Prüfungsbüro schreibst!

7. Achte auf die korrekte Rechtschreibung und lass Smileys weg

Im privaten Bereich nehmen wir es mit der Rechtschreibung, Zeichensetzung, Grammatik sowie korrekter Groß- und Kleinschreibung in Textnachrichten nicht immer so genau. Auch werden häufig umgangssprachliche Abkürzungen (z.B. MfG, asap, lol, sry, …) und Smileys verwendet. All das ist in einer formalen Email an Universitätsangehörige aber eher unangebracht und führt meist dazu, dass entweder deine professionelle Kompetenz in Frage gestellt oder die Email als respektlos empfunden wird.

8. Verwende eine angemessene Grußformel und unterschreibe die Email mit deinem vollständigen Namen

Hier gilt, ähnlich wie bei der Anrede: Deine Email wird mit einer angemessenen Grußformel perfekt. Beim Erstkontakt ist mit „Mit freundlichen Grüßen“ immer eine gute Variante (bitte nicht abkürzen!). Unterschreibe außerdem mit deinem vollständigen Namen, damit der oder die Empfänger:in dich ggf. korrekt zuordnen kann.

Optional kannst du eine Signatur verwenden, aus der deine elektronische und telefonische Erreichbarkeit hervorgeht. Dies ist aber nicht notwendigerweise erforderlich. Auf Signaturen wie „von meinen iPhone gesendet“ kannst du hingegen gut verzichten (hier ist eine Anleitung, wie sich diese automatisch erstellte Funktion deaktivieren lässt).

9. Plane genug Zeit für eine Antwort ein – und so kannst du ggf. nachhaken

Die Situation, dass der oder die Empfänger:in deiner Email nicht antwortet, ist oft sehr unangenehm, weil du so nicht an die erforderlichen Informationen gelangst. Die Corona-Pandemie macht die Situation noch schwieriger, weil du nicht einfach persönlich im Rahmen von Sprechstunden oder nach Lehrveranstaltungen nachfragen kannst. Generell bietet sich hier folgendes Vorgehen an:

  1. Prüfe, ob die Information nicht (inzwischen) anderweitig verfügbar ist. Vielleicht steht der Termin der Klausur ohnehin auf der Universitätswebseite oder der oder die Dozent:in hat ihn inzwischen auf der Lernplattform gepostet?
  2. Gibt dem oder der Empfänger:in ausreichend Zeit zur Beantwortung deiner Nachricht. Häufig ticken die Uhren an der Universität deutlich langsamer als in anderen Bereichen, wo du innerhalb von Stunden mit der Beantwortung einer Email rechnen kannst. Im universitären Kontext kann es durchaus passieren, dass die Antwort auf eine Email bis zu einer Woche dauert und vorherige Nachfragen als unhöflich empfunden werden (Achtung: Das hängt natürlich immer sehr von der entsprechenden Person ab!). Respektiere auf jeden Fall auch Abwesenheitsnotizen. Wenn dein Anliegen dringend ist, solltest du alternative Ansprechpartner:innen (oft in der Abwesenheitsnotiz genannt) kontaktieren.
  3. Hake nach – persönlich oder per Email. Im Idealfall kannst du die Person kurz persönlich, z.B. nach einer Lehrveranstaltung, auf deine Email ansprechen. Andernfalls bietet sich nach einer angemessenen Frist eine kurze freundliche Nachfrage mit Verweis auf die erste Email an. Auch telefonisches Nachhaken ist eine Option, falls eine schriftliche Nachfrage ergebnislos bleibt.
  4. Wenn nichts passiert – kontaktiere weitere Ansprechpartner:innen. Wenn auch das Nachhaken zu nichts führt, kann es sinnvoll sein, weitere Ansprechpartner:innen (z.B. ein Sekretariat, wissenschaftliche Mitarbeiter:innen) per Email oder auch telefonisch zu kontaktieren. Das hilft vor allem dann, wenn deine E-Mail-Adresse bei einem bestimmtem Empfänger im Spamordner gelandet ist oder du es mit einem hartnäckigen Ignoranten von Emails zu tun hast. Aber Vorsicht: Kein Team freut sich über Emails an alle Teammitglieder in Kopie oder Emails an alle in kurzem Abstand hintereinander! Hier ist also Fingerspitzengefühl gefragt…

Tipp: Erfahrungsgemäß passiert es häufiger, dass Emails im universitären Kontext erst nach einigen Tagen beantwortet werden. Das kannst du aber bereits in deiner Zeitplanung für ein universitäres Projekt berücksichtigen. Melde dich mit deinen Anliegen rechtzeitig – d.h. nicht erst am Tag vor der Abgabefrist oder der Klausur.

10. Beispiel-E-Mail

Unten findest du noch ein Beispiel für eine Email an Dozierende im universitären Kontext, die hoffentlich auf das Wohlwollen des Gegenübers trifft.

Viel Erfolg!

Betreff: Thema für Bachelorarbeit – Terminvereinbarung

Sehr geehrter Herr Dr. Musterdozent,

ich studiere Betriebswirtschaftslehre im sechsten Semester und würde gerne meine Bachelorarbeit bei Ihnen schreiben. Mit Interesse habe ich bereits Ihre Lehrveranstaltung „Führungstheorien – eine Einführung“ im vergangenen Semester besucht. Thematisch interessiere ich mich nun für die Auswirkung der Corona-Pandemie auf die Zufriedenheit von Führungskräften.
Wäre es möglich, ein solches Thema in einer Bachelorarbeit bei Ihnen zu bearbeiten? Falls ja, würde ich mich sehr freuen, wenn wir in den nächsten zwei Wochen einen Termin zur genaueren Abstimmung finden könnten.

Herzlichen Dank schon mal im Voraus und freundliche Grüße
Max Musterstudent

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